TEL. 335 61 50 634
CONSIGLIO DIRETTIVOGianrico Rovelli - Presidente
Roberto Cattone - Vice Presidente
Amilcare Maria Ventura - Segretario
Diego Pruneri - Consigliere
Christian Vatinno - Consigliere
Marco Faga - Consigliere
Tancredi Cattone - Consigliere
REGOLAMENTO INTERNO
Web
Web
Le iscrizioni all'Associazione e alle attività promosse avvengono solo attraverso form da compilarsi in via informatica. Non vi sono altre forme per iscriversi, non vi sono moduli cartacei. Tutte le informazioni inerenti la nostra attività sportiva vengono trasmesse ai Soci attraverso il sito web principale e i blog dedicati ai singoli eventi.
Le comunicazioni agli iscritti agli eventi avvengono solo tramite web e nessun Socio ha mai dichiarato di non poter accedere ad internet. Possiamo quindi ritenere che tutti i Soci di A.S.D. Latitudini siano in grado di accedere alle informazioni attraverso internet e per questo si istituisce la rete come unica via di informazione ai Soci. Per le convocazioni alle Assemblee i Soci avendo diritto di voto ricevono e-mail di invito.
Documenti e C/C
Tutti i soci, anche se non in regola con la quota sociale annuale, possono, previo appuntamento, visionare, presso la sede di A.S.D. Latitudini, tutti i documenti sociali e i movimenti e lo storico del conto corrente riguardante gli ultimi 12 mesi. Tutti i pagamenti, sia in entrata, sia in uscita, dell'Associazione avvengono infatti tramite il conto corrente, principalmente con bonifici e sporadicamente con assegni. Possiamo fornire anche storico c/c degli ultimi 5 anni, facendone richiesta alla Banca.
Al termine di ogni evento (viaggi, gare, corsi, raduni…) il Consiglio Direttivo redige un rendiconto particolareggiato di entrate ed uscite.
I rendiconti di fine evento sono visionabili in sede o possono essere inviati via mail a chi ne faccia richiesta purché risulti Socio, anche se non in regola con la quota sociale annuale. Sono inoltre esposti in occasione delle Assemblee.
Soci
Il Consiglio Direttivo approverà l'iscrizione a Socio con preghiera che questo si impegni, nei limiti di sue disponibilità di tempo ed economica, ad essere elemento attivo: partecipando agli appuntamenti sociali ed eventualmente ad un evento promosso. A.s.d. Latitudini non ama Soci disinteressati e non collaborativi. Il mancato mantenimento di questo impegno non sarà comunque motivo di annullo dell'iscrizione, ma è una pecca morale.
Assemblee ed Eventi
Per favorire la presenza dei Soci si cerca di abbinare le Assemblee a uno degli eventi in programma. Sia chiaro che per partecipare alle Assemblee non è mai richiesta anche l'iscrizione ad un evento. Assemblee ed eventi sono situazioni separate e che si svolgono in orari diversi seppure, in alcune occasioni, possano essere nel medesimo luogo e nella medesima data.
Contributo Spese - Quota d'Ingaggio per i mezzi usati
Nel caso di eventi che si svolgano in pista o su percorsi privati, si chiederà un contributo (denominato solo per scopi di fantasia ed altisonanza: quota d'ingaggio a copertura del noleggio delle piste e attrezzature, organizzazione sicurezza (commissari di percorso, ambulanze, medico, segnalazioni…), non ai singoli iscritti Soci, ma alle Squadre (gruppi con numero variabile di Soci) in quanto le tariffe di noleggio non prevedono un costo a pilota, ma ad auto (o altro mezzo) che si utilizza sulla pista o percorso privato o pubblico, indipendentemente che questa auto venga guidata da una singola persona o da più piloti a turno. Il contributo-quota per i Piloti - Soci è uguale per tutti indipendentemente che facciano parte di Squadre con più o meno piloti.
Premi alle Squadre, tramite socio caposquadra
In occasione di manifestazioni che prevedano una classifica è possibile che i gruppi di Soci denominati Squadre, giunti nelle prime posizioni, come da regolamento particolare della manifestazione, possano aggiudicarsi dei premi in denaro ricavati suddividendo una quota (montepremi) che le Squadre partecipanti ad un evento versano per questo scopo. La quota per i Soci, anche se vincitori rimane invece invariata ed uguale per tutti gli iscritti ad un evento. Anche in questo caso i premi sono per la Squadra e non per i singoli Soci, anche se per comodità e per avere l'apposita ricevuta si intesta il premio al caposquadra. La quota di partecipazione dei Soci, a tutti gli eventi, è uguale per tutti, può variare invece il costo di iscrizione dell'auto, moto… ovvero dell'iscrizione all'evento di una Squadra formata da numeri variabili di Soci. Il premio viene assegnato al Socio caposquadra.
Compensi ai Soci collaborativi
Si stabilisce che i Soci che contribuiscano alla riuscita dell'evento in maniera attiva o che ne curino alcune fasi e/o la sicurezza, possano percepire un compenso, proporzionato all'impegno e rilasciando ricevuta. La prestazione non deve essere di tipo professionale ed esulare quindi dalla normale attività lavorativa del Socio. Elenchiamo alcuni esempi di compenso: preparazione documenti, invio dati per tessere, archiviazione e liste iscritti, registrazione delle Squadre in loco ed iscrizione con preparazioni tabelle, accoglimento Squadre sul campo, preparazione classifiche, conteggio giri di gara, delimitazioni zone paddock, preparazione e ripristino della pista, traino di auto in panne, controllo tecnico, controllo per penalità, organizzazione dei commissari di percorso, foto e filmati, organizzazione dei corsi di guida, istruzioni guida, simposi sulla sicurezza nella guida, direzione di gara o evento… tutte mansioni indispensabili alla riuscita dei singoli eventi e per la sicurezza dei partecipanti. Qualsiasi Socio può richiedere di intervenire in ogni fase dell'attività organizzativa e sociale e gli si potrà assegnare il compito richiesto qualora dimostri di possederne la necessaria capacità ed esperienza. Auspichiamo che i Soci richiedano di collaborare, anche con corresponsione di compenso, nelle varie fasi organizzative e di gestione degli eventi. Non esistono mansioni collaborative continuative, ma sono sempre finalizzate al singolo evento organizzato o promosso.
Rimborsi Spese
I Soci che intervengano attivamente nella realizzazione e conduzione di un evento possono percepire un rimborso spese che si traduce in conteggio chilometrico per un importo forfettario di 0.50 € per chilometro, 1€ al km se si utilizzasse auto con carrello per trasporto auto da usare in pista. Possono essere inoltre riconosciute anche spese quali vitto e alloggio. Inoltre la ricevuta del rimborso spese deve possedere tutti i dati del Socio e devono essere specificati mansione, periodo ed evento al quale si riferisce. Le spese di vitto e alloggio dei collaborativi possono essere incluse in un'unica ricevuta emessa dalla struttura a a.s.d. Latitudini.
Compensi Consiglio Direttivo Si stabilisce che il Presidente ed altri membri del Consiglio Direttivo possano ricevere compenso se rivestono ruoli inerenti la preparazione e lo svolgimento dell'evento quali: scouting per scelta percorso o itinerario, contatti con autorità e maestranze locali, preparazione road book percorso, collaudo percorso, accompagnamento e assistenza lungo l'itinerario per i viaggi, direzione di gara, commissario di percorso, commissario tecnico e altre mansioni che esulino dai compiti istituzionali. Prevista anche diaria giornaliera di 40 € per giornate su suolo nazionale, ma al di fuori del comune di residenza e di 70 € nel caso in cui si operi all'estero, inoltre rimborsi spese chilometriche come da listini Aci, a pie' di lista o eventuali voli aerei ed utilizzo di altri mezzi di trasporto a noleggio. Non è mai previsto un compenso per i ruoli associativi.
Mezzi in prestito d'uso
L'utilizzo di mezzi motorizzati è indispensabile per lo svolgimento delle principali attività dell'Associazione. Un elemento del consiglio direttivo (ma può essere qualsiasi Socio) mette a disposizione uno o più mezzi (auto, camion, motocicletta…) per lo svolgimento delle attività e preparazione delle stesse (contatti con gestori piste, visione di nuovi itinerari o tracciati, accompagnamento durante i viaggi, trasferimenti ai luoghi di evento per trasporto materiali, assistenza sul percorso durante gli eventi…). L'utilizzo del mezzo non prevede nessun canone di noleggio o affitto, ma l'Associazione si impegna a corrispondere spese di manutenzione, riparazione e rimborso chilometrico. Chi ha messo a disposizione il mezzo non ha un impegno preciso sulla natura dello stesso, può quindi sostituirlo o rinunciare all'accordo. L'accordo rimane valido anche se il proprietario del mezzo in oggetto lo sostituisca con un altro. In ogni caso deve essere un mezzo adatto allo scopo.L'utilizzo del furgoncino Subaru Libero, di proprietà di Latitudini, può essere usato dai componenti del Consiglio Direttivo o anche dai Soci autorizzati dal Consiglio Direttivo.
Collaborazioni con professionisti
Al fine di offrire ai Soci strumenti informativi adeguati ed eventi appaganti e sicuri ci si potrà rivolgere a società o a professionisti, al fine di preparare i siti, i blog e le pagine social del web, per la progettazione di nuovi eventi (idee, svolgimento, timing, stesura testi…), la preparazione degli stessi in tutte le fasi necessarie al fine di offrire manifestazioni consone allo spirito statutario, interessanti e divertenti per i Soci partecipanti e soprattutto sicure. Bisogna considerare che, sia nel caso di viaggi in luoghi lontani ed impervi, sia nel caso di appuntamenti motoristici con centinaia Soci - piloti, si tratta di organizzazioni impegnative e che richiedo notevole esperienza e capacità, non affrontabili da dilettanti.
Le comunicazioni agli iscritti agli eventi avvengono solo tramite web e nessun Socio ha mai dichiarato di non poter accedere ad internet. Possiamo quindi ritenere che tutti i Soci di A.S.D. Latitudini siano in grado di accedere alle informazioni attraverso internet e per questo si istituisce la rete come unica via di informazione ai Soci. Per le convocazioni alle Assemblee i Soci avendo diritto di voto ricevono e-mail di invito.
Documenti e C/C
Tutti i soci, anche se non in regola con la quota sociale annuale, possono, previo appuntamento, visionare, presso la sede di A.S.D. Latitudini, tutti i documenti sociali e i movimenti e lo storico del conto corrente riguardante gli ultimi 12 mesi. Tutti i pagamenti, sia in entrata, sia in uscita, dell'Associazione avvengono infatti tramite il conto corrente, principalmente con bonifici e sporadicamente con assegni. Possiamo fornire anche storico c/c degli ultimi 5 anni, facendone richiesta alla Banca.
Al termine di ogni evento (viaggi, gare, corsi, raduni…) il Consiglio Direttivo redige un rendiconto particolareggiato di entrate ed uscite.
I rendiconti di fine evento sono visionabili in sede o possono essere inviati via mail a chi ne faccia richiesta purché risulti Socio, anche se non in regola con la quota sociale annuale. Sono inoltre esposti in occasione delle Assemblee.
Soci
Il Consiglio Direttivo approverà l'iscrizione a Socio con preghiera che questo si impegni, nei limiti di sue disponibilità di tempo ed economica, ad essere elemento attivo: partecipando agli appuntamenti sociali ed eventualmente ad un evento promosso. A.s.d. Latitudini non ama Soci disinteressati e non collaborativi. Il mancato mantenimento di questo impegno non sarà comunque motivo di annullo dell'iscrizione, ma è una pecca morale.
Assemblee ed Eventi
Per favorire la presenza dei Soci si cerca di abbinare le Assemblee a uno degli eventi in programma. Sia chiaro che per partecipare alle Assemblee non è mai richiesta anche l'iscrizione ad un evento. Assemblee ed eventi sono situazioni separate e che si svolgono in orari diversi seppure, in alcune occasioni, possano essere nel medesimo luogo e nella medesima data.
Contributo Spese - Quota d'Ingaggio per i mezzi usati
Nel caso di eventi che si svolgano in pista o su percorsi privati, si chiederà un contributo (denominato solo per scopi di fantasia ed altisonanza: quota d'ingaggio a copertura del noleggio delle piste e attrezzature, organizzazione sicurezza (commissari di percorso, ambulanze, medico, segnalazioni…), non ai singoli iscritti Soci, ma alle Squadre (gruppi con numero variabile di Soci) in quanto le tariffe di noleggio non prevedono un costo a pilota, ma ad auto (o altro mezzo) che si utilizza sulla pista o percorso privato o pubblico, indipendentemente che questa auto venga guidata da una singola persona o da più piloti a turno. Il contributo-quota per i Piloti - Soci è uguale per tutti indipendentemente che facciano parte di Squadre con più o meno piloti.
Premi alle Squadre, tramite socio caposquadra
In occasione di manifestazioni che prevedano una classifica è possibile che i gruppi di Soci denominati Squadre, giunti nelle prime posizioni, come da regolamento particolare della manifestazione, possano aggiudicarsi dei premi in denaro ricavati suddividendo una quota (montepremi) che le Squadre partecipanti ad un evento versano per questo scopo. La quota per i Soci, anche se vincitori rimane invece invariata ed uguale per tutti gli iscritti ad un evento. Anche in questo caso i premi sono per la Squadra e non per i singoli Soci, anche se per comodità e per avere l'apposita ricevuta si intesta il premio al caposquadra. La quota di partecipazione dei Soci, a tutti gli eventi, è uguale per tutti, può variare invece il costo di iscrizione dell'auto, moto… ovvero dell'iscrizione all'evento di una Squadra formata da numeri variabili di Soci. Il premio viene assegnato al Socio caposquadra.
Compensi ai Soci collaborativi
Si stabilisce che i Soci che contribuiscano alla riuscita dell'evento in maniera attiva o che ne curino alcune fasi e/o la sicurezza, possano percepire un compenso, proporzionato all'impegno e rilasciando ricevuta. La prestazione non deve essere di tipo professionale ed esulare quindi dalla normale attività lavorativa del Socio. Elenchiamo alcuni esempi di compenso: preparazione documenti, invio dati per tessere, archiviazione e liste iscritti, registrazione delle Squadre in loco ed iscrizione con preparazioni tabelle, accoglimento Squadre sul campo, preparazione classifiche, conteggio giri di gara, delimitazioni zone paddock, preparazione e ripristino della pista, traino di auto in panne, controllo tecnico, controllo per penalità, organizzazione dei commissari di percorso, foto e filmati, organizzazione dei corsi di guida, istruzioni guida, simposi sulla sicurezza nella guida, direzione di gara o evento… tutte mansioni indispensabili alla riuscita dei singoli eventi e per la sicurezza dei partecipanti. Qualsiasi Socio può richiedere di intervenire in ogni fase dell'attività organizzativa e sociale e gli si potrà assegnare il compito richiesto qualora dimostri di possederne la necessaria capacità ed esperienza. Auspichiamo che i Soci richiedano di collaborare, anche con corresponsione di compenso, nelle varie fasi organizzative e di gestione degli eventi. Non esistono mansioni collaborative continuative, ma sono sempre finalizzate al singolo evento organizzato o promosso.
Rimborsi Spese
I Soci che intervengano attivamente nella realizzazione e conduzione di un evento possono percepire un rimborso spese che si traduce in conteggio chilometrico per un importo forfettario di 0.50 € per chilometro, 1€ al km se si utilizzasse auto con carrello per trasporto auto da usare in pista. Possono essere inoltre riconosciute anche spese quali vitto e alloggio. Inoltre la ricevuta del rimborso spese deve possedere tutti i dati del Socio e devono essere specificati mansione, periodo ed evento al quale si riferisce. Le spese di vitto e alloggio dei collaborativi possono essere incluse in un'unica ricevuta emessa dalla struttura a a.s.d. Latitudini.
Compensi Consiglio Direttivo Si stabilisce che il Presidente ed altri membri del Consiglio Direttivo possano ricevere compenso se rivestono ruoli inerenti la preparazione e lo svolgimento dell'evento quali: scouting per scelta percorso o itinerario, contatti con autorità e maestranze locali, preparazione road book percorso, collaudo percorso, accompagnamento e assistenza lungo l'itinerario per i viaggi, direzione di gara, commissario di percorso, commissario tecnico e altre mansioni che esulino dai compiti istituzionali. Prevista anche diaria giornaliera di 40 € per giornate su suolo nazionale, ma al di fuori del comune di residenza e di 70 € nel caso in cui si operi all'estero, inoltre rimborsi spese chilometriche come da listini Aci, a pie' di lista o eventuali voli aerei ed utilizzo di altri mezzi di trasporto a noleggio. Non è mai previsto un compenso per i ruoli associativi.
Mezzi in prestito d'uso
L'utilizzo di mezzi motorizzati è indispensabile per lo svolgimento delle principali attività dell'Associazione. Un elemento del consiglio direttivo (ma può essere qualsiasi Socio) mette a disposizione uno o più mezzi (auto, camion, motocicletta…) per lo svolgimento delle attività e preparazione delle stesse (contatti con gestori piste, visione di nuovi itinerari o tracciati, accompagnamento durante i viaggi, trasferimenti ai luoghi di evento per trasporto materiali, assistenza sul percorso durante gli eventi…). L'utilizzo del mezzo non prevede nessun canone di noleggio o affitto, ma l'Associazione si impegna a corrispondere spese di manutenzione, riparazione e rimborso chilometrico. Chi ha messo a disposizione il mezzo non ha un impegno preciso sulla natura dello stesso, può quindi sostituirlo o rinunciare all'accordo. L'accordo rimane valido anche se il proprietario del mezzo in oggetto lo sostituisca con un altro. In ogni caso deve essere un mezzo adatto allo scopo.L'utilizzo del furgoncino Subaru Libero, di proprietà di Latitudini, può essere usato dai componenti del Consiglio Direttivo o anche dai Soci autorizzati dal Consiglio Direttivo.
Collaborazioni con professionisti
Al fine di offrire ai Soci strumenti informativi adeguati ed eventi appaganti e sicuri ci si potrà rivolgere a società o a professionisti, al fine di preparare i siti, i blog e le pagine social del web, per la progettazione di nuovi eventi (idee, svolgimento, timing, stesura testi…), la preparazione degli stessi in tutte le fasi necessarie al fine di offrire manifestazioni consone allo spirito statutario, interessanti e divertenti per i Soci partecipanti e soprattutto sicure. Bisogna considerare che, sia nel caso di viaggi in luoghi lontani ed impervi, sia nel caso di appuntamenti motoristici con centinaia Soci - piloti, si tratta di organizzazioni impegnative e che richiedo notevole esperienza e capacità, non affrontabili da dilettanti.
PER l'ADEGUAMENTO al GDPR 2016/679
Verbale A/5 del 10/05/2018
In data 10/05/2018 alle ore 14 presso la sede legale dell'Associazione A.s.d. Latitudini sita in fraz. Vinzasca 4 a Gombito si è riunito il Consiglio Direttivo dell'Associazione, regolarmente convocato con comunicazione avvenuta a mezzo incontro e comunicazione verbale del 10 maggio 2018 per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
- Adozione del nuovo modulo di Ammissione Soci/tesserati aggiornato in virtù del GDPR 2016/679 (viene allegata copia;
- Adozione della nuova Informativa per la Privacy in virtù del GDPR 2016/679 (viene allegata copia);
- Adozione del nuovo “Manuale delle procedure di tutela della Privacy” dell'Associazione da far sottoscrivere a tutti coloro che effettuano il trattamento dei dati tutelati dal GDPR 2016/679 (allegata copia);
- Incarico al Presidente di verificare l'adeguamento e l'aggiornamento delle procedure amministrative/organizzative/gestionali interne di protezione della Privacy in virtù del GDPR 2016/679;
- Varie ed eventuali.
Sono presenti i membri del Consiglio Direttivo:
- Gianrico Rovelli (Presidente);
- Alessandro Castelli (Vicepresidente);
- Amilcare Ventura (Segretario)
- Diego Pruneri (Consigliere)
- Roberto Cattone (Consigliere per attività sportiva)
Assume la presidenza della riunione, in base alle disposizioni statutarie, il Sig. Gianrico Rovelli il quale chiama ad assolvere alle funzioni di segretario per la redazione del presente verbale lil Sig. Roberto Cattone che accetta.
Il Presidente constata e fa constatare ai presenti la validità della riunione e passa alla trattazione degli argomenti all'ordine del giorno.
Procede quindi a descrivere ai membri del Consiglio Direttivo come sia necessario, a partire dal 25 maggio 2018, che tutte le procedure di trattamento dei dati dei propri associati/ tesserati/ utenti/ tutori legali e clienti (laddove presenti) siano adeguate al recente provvedimento UE denominato GDPR 2016/679.
Procede quindi a distribuire copie dei seguenti 3 documenti che vengono allegati al presente verbale:
- nuovo modulo di Ammissione Soci/tesserati aggiornato in virtù del GDPR 2016/679;
- nuova Informativa per la Privacy in virtù del GDPR 2016/679;
- nuovo “Manuale delle procedure di tutela della Privacy” dell'Associazione da far sottoscrivere a tutti coloro che effettuano il trattamento dei dati tutelati dal GDPR 2016/679.
SI DELIBERA
- Di approvare l'uso dei documenti sopra esposti e di adottarli immediatamente.
- Di dare copia, d'oggi in poi, del nuovo “Manuale delle procedure di tutela della Privacy” dell'Associazione a tutti i collaboratori della stessa che debbano, per il proprio incarico e ruolo, trattare dati tutelati dal GDPR 2016/679. La copia allegata al presente verbale dovrà essere firmata per presa visione dagli stessi.
- Di incaricare il Presidente di verificare l'adeguamento e l'aggiornamento delle procedure amministrative/organizzative/gestionali interne all'Associazione come indicato dal nuovo “Manuale delle procedure di tutela della Privacy” dell'Associazione a tutela della protezione della Privacy in virtù del GDPR 2016/679, provvedendo anche alla formazione su questo tema dei collaboratori attuali e futuri dell'Associazione.
Null'altro essendovi da deliberare e nessun altro chiedendo la parola, letto e approvato il presente verbale, la riunione è tolta alle ore 14.45
INFORMATIVA RESA AI SENSI DEGLI ART. 13-14 DEL GDPR (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) 2016/679 E CHE OGNI SOCIO DEVE CONOSCERE.
Il trattamento dei dati personali sarà improntato come da normativa indicata sui principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Ai sensi dell'articolo 13 del GDPR 2016/679, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni:
I dati personali (nome, cognome, telefono, indirizzo email, indirizzo di residenza, luogo e data di nascita, Codice Fiscale, estremi del Documento di Riconoscimento, etc), saranno forniti al momento della richiesta di adesione all'Associazione.
I dati personali forniti saranno oggetto in relazione ad obblighi legali, fiscali, assicurativi e statutari:
- di trattamento relativo alle finalità istituzionali esercitate dall'Associazione;
- di trattamento finalizzato a rendere possibile la vita associativa nell’Associazione che, tra l’altro, può comportare la diffusione dei dati personali nei bollettini sociali periodicamente pubblicati e diffusi anche online;
- di trattamento relativo alla riscossione e al pagamento di quote di tesseramento, assicurative e di iscrizione ad eventi degli eventuali Enti nazionali di affiliazione, anche derivanti da specifici accordi intervenuti con gli stessi;
- di trattamento finalizzato agli obblighi amministrativi, fiscali e contabili dell'Associazione stessa (ivi compresa l'emissione di ricevute, la produzione di certificazioni telematiche, la tenuta del libro degli Associati etc etc).
in relazione a necessità di profilazione e di comunicazione delle attività dell'Associazione:
- di trattamento connesso alla necessità di comprendere, per il raggiungimento delle comuni finalità istituzionali statutarie, quali siano le attività più idonee per gli associati/tesserati/utenti/clienti;
- di trattamento connesso alla necessità di proporre le attività più idonee agli associati/tesserati/utenti/clienti;
Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate, il conferimento dei dati è obbligatorio ed il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l'impossibilità di svolgere l’attività dell'Associazione e di assolvere gli adempimenti previsti dallo Statuto stesso.
Ove il soggetto che conferisce i dati abbia un'età inferiore ai 16 anni, tale trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, tale consenso è prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale per il quale sono acquisiti i dati identificativi e copia dei documenti di riconoscimento.
Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. Si informa che i dati dell’associato e/o del tutore legale e le informazioni relative alle loro attività sono comunicati, con idonee procedure, a fornitori di servizi software (quali, a titolo di esempio, Mailchimp/ Dropbox/ Google) anche operanti al di fuori del territorio nazionale (anche extra UE). I dati personali vengono conservati per tutta la durata del rapporto di associazione e/o mandato e, nel caso di revoca e/o altro tipo di cessazione del rapporto, nei termini prescrizionali indicati nell’art. 2220 del Codice Civile.
Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti:
- di accesso ai dati personali;
- di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano nei casi in cui ciò non confligga con altre disposizioni di legge;
- di opporsi al trattamento;
- di opporti alla portabilità dei dati;
- di revocare il consenso, ove previsto nei casi in cui ciò non confligga con altre disposizioni di legge: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca;
- di proporre reclamo all'autorità di controllo (Garante Privacy).
L’esercizio dei suoi diritti potrà avvenire attraverso l’invio di una richiesta mediante email all’indirizzo postalatitudini@gmail.com
Il Titolare del trattamento dati è l'Associazione Sportiva Dilettantistica Latitudini, Il Responsabile del Trattamento, cui è possibile rivolgersi per esercitare i diritti di cui all'Art. 12 e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali, è raggiungibile all’indirizzo: postalatitudini@gmail.com.
MANUALE DELLE PROCEDURE di TUTELA della PRIVACY
dell'ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA LATITUDINI per l'ADEGUAMENTO al GDPR 2016/679
Manuale adottato con Verbale n° A/5 di Consiglio Direttivo del 10/05/2018
1. Luogo di conservazione dei documenti cartacei raccolti dall'Associazione contenenti dati tutelati dal GDPR a tutela della Privacy
I documenti cartacei raccolti dalla nostra Associazione che contengono dati tutelati dal GDPR che possiamo qui elencare:
− atto costitutivo dell'associazione;
− certificato di attribuzione del codice fiscale e/o partita iva dell'Associazione
con gli eventuali aggiornamenti;
− modello EAS completo;
− domande di iscrizione soci/tesserati/utenti/clienti sia all'Associazione
che alle nostre attività con i relativi eventuali allegati;
− tagliandi di tesseramento/tessere ad enti di affiliazione terzi;
− domande di affiliazione ad enti terzi;
− messaggi di posta elettronica stampati e/o corrispondenza privata;
− libro verbali del Consiglio Direttivo e di Assemblea;
− libro soci/ elenchi tesserati;
− ricevute/fatture di tutte le transazioni economiche in entrata
(quote e contributi associativi, erogazioni liberali, acquisti di beni e servizi);
− estratti conto bancari;
− certificati medici;
− lettere di incarico ai propri collaboratori;
− ricevute di pagamento dei collaboratori;
− Certificazioni Uniche;
− password di accesso ai portali web con account dell'Associazione.
Sono conservati presso la nostra sede legale in frazione Vinzasca 4 - Gombito in locale dotato di serrature e al quale si accede solo in presenza del proprietario dello stabile che risulta anche l'addetto al trattamento dei dati sensibili di A.S.D. Latitudini (in appositi faldoni con etichette descrittive dei documenti ivi contenuti), le cui copie della chiave sono a disposizione delle seguenti persone:
Roberto Cattone in qualità di Vice Presidente e addetto alla compilazione di documenti vari che potrebbero interferire con quanto espresso in GDPR a partire dalla data del 10 maggio 2018
Mariasole Cattone in qualità di addetta di preparatrice dei fogli excel contenenti i dati dei soci che rinnovano le tessere e di nuovi soci.
In caso di cessazione del rapporto tra l'Associazione e le persone qui sopra elencate, le chiavi dovranno essere immediatamente restituite al Presidente pro-tempore dell'Associazione quale responsabile legale e titolare del Trattamento.
2. Luogo di conservazione dei documenti digitalizzati raccolti dall'Associazione contenenti dati tutelati dal GDPR a tutela della Privacy
I documenti digitalizzati raccolti dalla nostra Associazione che contengono dati tutelati dal GDPR, riscontrabili nei medesimi documenti cartacei sopra elencati, sono accessibili soltanto delle seguenti persone :
Roberto Cattone in qualità di Vice Presidente e addetto alla compilazione di documenti vari che potrebbero interferire con quanto espresso in GDPR a partire dalla data del 10 maggio 2018
Mariasole Cattone in qualità di addetta di preparatrice dei fogli excel contenenti i dati dei soci che rinnovano le tessere e di nuovi soci.
attraverso l'uso di dispositivi informatici protetti da password personali non cedibili a terzi e con software online di terze parti conformi al GDPR 2016/679 anch'essi protetti da password dedicate e personali.
In caso di cessazione del rapporto tra l'Associazione e le persone qui sopra elencate, le credenziali d'accesso ai software online e ad eventuali dispostivi informatici, dovranno essere immediatamente disabilitate. In ogni caso le password d'accesso ai dispositivi informatici di proprietà dell'Associazione in uso a più persone autorizzate, dovranno essere modificate almeno 2 volte l'anno.
3. UTILIZZO dei DATI RACCOLTI
I dati dall'Associazione relativi ai propri associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali quali:
− nomi e cognomi
− indirizzi di residenza
− codice fiscale
− sesso
− certificati medici ed altre informazioni di carattere sanitario
− luogo e data di nascita
− indirizzo di posta elettronica
− recapiti telefonici
− prestazioni fornite dall'Associazione (attività svolte dagli utenti)
− prestazioni fornite all'Associazione (attività dai collaboratori)
− incarichi svolti all'interno dell'Associazione
− retribuzioni
− corrispondenza
− versamenti di quote, contributi, erogazioni liberali, corrispettivi specifici
− tesseramenti ad enti terzi
vengono raccolti ai soli scopi:
− Assicurativi (chi viene assicurato dall'Associazione deve fornire tutti i dati identificativi e legati ai rischi collegati alla natura dell'assicurazione: età, patologie, etc etc);
− Fiscali (chi versa somme di denaro all'Associazione, a qualsiasi titolo, o riceve somme di denaro dall'Associazione DEVE essere tracciato per obbligo fiscale);
− Amministrativi (l'Associazione è tenuta per obbligo dettato dal Codice Civile italiano ad avere e conservare i documenti di cui al punto 1 quando previsto dalle normative del nostro ordinamento giuridico);
− di attuazione delle finalità istituzionali dell'Associazione. Lo Statuto della nostra Associazione descrive chiaramente quali siano le nostre finalità istituzionali. Per raggiungere tali finalità realizziamo tutta una serie di attività che siamo tenuti a comunicare ai nostri associati/tesserati/tutori legali. Chi non volesse ricevere tali comunicazioni DEVE recedere dall'Associazione.
4. TRASMISSIONE a TERZI dei DATI RACCOLTI
I dati raccolti dall'Associazione devono essere trasmessi agli enti terzi di affiliazione dell'Associazione, qualora esistenti e, in taluni casi, trasmessi a diversi organi ed Istituti pubblici italiani per adempiere a diversi obblighi di legge. Quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
− Agenzia delle Entrate
− INPS
− INAIL
− Ispettorato del lavoro
− Istat
− Eventuali enti di affiliazione
Gli stessi dati possono anche essere trasmessi a professionisti esterni per la realizzazione di dichiarazioni fiscali telematiche per nostro conto (Modello EAS, aggiornamenti del Codice Fiscale e/o partita iva, aggiornamenti del REA presso la Camera di Commercio, invio di Certificazioni Uniche e Modelli 770 e simili).
I medesimi dati possono essere caricati su piattaforme informatiche amministrative di fornitori esterni, purché in regola col GDPR 2016/679, per semplificare la gestione burocratica e l'organizzazione dell'Associazione.
5. TEMPO di CONSERVAZIONE dei DATI RACCOLTI
I dati dall'Associazione relativi ai propri associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali quali:
− nomi e cognomi
− luogo e data di nascita
− indirizzi di residenza
− codice fiscale
− n° di carta di identità
− sesso
− incarichi svolti all'interno dell'Associazione
devono essere conservati fino allo scioglimento dell'Associazione. All'eventuale atto di scioglimento dell'Associazione, poiché questi dati potrebbero costituire documentazione con valore storiografico, sarà opportuno valutare dall'Assemblea straordinaria se provvedere alla loro distruzione o alla loro cessione ad un ente pubblico o privato preposto alla conservazione di tali informazioni.
I dati dall'Associazione relativi ai propri associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali quali:
− certificati medici ed altre informazioni di carattere sanitari
− indirizzo di posta elettronica
− recapiti telefonici
− prestazioni fornite dall'Associazione (attività svolte dagli utenti)
− prestazioni fornite all'Associazione (attività dai collaboratori)
− retribuzioni
− corrispondenza
− versamenti di quote, contributi, erogazioni liberali, corrispettivi specifici
− tesseramenti ad enti terzi
Devono essere conservati per il raggiungimento delle finalità dell'Associazione fino alla cessazione del rapporto tra l'Associazione e gli associati/tesserati/utenti/clienti/tutori legali e comunque per almeno i 10 anni fiscali successivi, come previsto dal Codice Civile italiano.
6. FIGURE con particolari RESPONSABILITÀ individuate all'interno dell'ASSOCIAZIONE per la TUTELA della PRIVACY
Si individua come “Titolare del trattamento” l’Associazione stessa attraverso il suo Presidente in carica, quale Responsabile Legale pro tempore.
Si individuano come “Responsabili del trattamento” tutti coloro che sono indicati al punto 1. e 2. del presente Manuale.
